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理论研讨

浅谈公证活动在公司治理中的作用

发布时间:2017-05-03 点击:93【字体大小:

公证是预防性法律制度设计中的重要一环。根据不同情形,公证文书可以具有证据效力、民事行为生效要件效力或者强制执行效力。正因为如此,公证活动在大陆法系国家的公司治理中发挥着极其重要的作用。尽管我国《公司法》和《公证法》没有就公司事务规定必须公证事项,但是,由于公司治理经营中涉及的公证种类和事务非常广泛,公证活动可以在公司的内部治理和对外经营活动中发挥独特的重要的作用。
 
一、公证活动在公司内部治理方面的应用
 
公证活动在公司内部治理方面的应用主要涉及公司设立,公司股权(份)转让,股东(大)会、董事会公证,以及股东继承事项公证。
 
(一)公司设立时涉及的公证事项
 
股东的首次出资经验资机构验资后,由全体股东指定的代表或共同委托的代理人向公司登记机关申请设立登记。现实中,许多股东为图便利或其他目的,常常会出现公司章程、股东出资协议、授权委托书、公司登记申请书上股东签名、印章不实,甚至有的股东身份证复印件都是虚假的情况。而工商行政管理部门仅履行形式审查义务,对股东的身份、出资协议和公司章程上的签名、授权委托书的有效性等均不作实质认定。现在许多以公司名义诈骗的案件发生,与公司登记资料的不实有很大的关系。为了确保公司登记文件的真实性,股东出资协议、授权委托书等经公证后再行报送能确保其真实性,对公司章程进行公证,能保证其内容的合法性,签名的真实性。
 
现阶段,我国存在大量的夫妻公司、家族企业,股东也往往同时是有关财产的共有人,比如夫妻财产、家庭财产。根据《公司登记管理若干问题的规定》第23条,家庭成员共同出资设立有限责任公司,必须以各自拥有的财产作为注册资本,并各自承担相应的责任,登记时需提交财产分割的书面证明或协议。通过对财产分割协议的公证,最能保证协议人意思的真实性和签字的属实。
 
另外,一人有限责任公司制度是《公司法》设定的一项新的法律制度。《公司法》规定一人有限责任公司的股东不能证明公司财产独立于股东自己的财产,应当对公司债务承担连带责任。而在表明一人公司财产的独立性证据方面,公证的作用不可替代。通过公证的方式确认股东以个人财产进行出资,并除去原共有人的权利,可以取得股东个人的财产转为公司财产的确凿证明。这样,即使出现公司巨大债务,股东也可凭借经公证的个人财产出资证明,仅以出资承担债务,而不需承担无限的连带责任。
 
(二)股权转让中的公证
 
在公司股权的转让中,涉及内部股东间的转让和对外部第三人的股权转让。而对外转让股权,其他股东有优先购买权,这样就要求转让股权的股东通知其他股东,询问其是否要购买。但现实中,转让股权的股东往往不能拿到已经通知其他股东的证据,为转让行为的有效性埋下隐患。这种情况下,可以通过送达等保全证据公证方式,保全通知询问的事实。在一定期限后,其他股东没有明确表示的,视为放弃优先购买权,该股东可以自行转让股权。另外,股权转让的变更手续和股权款的支付存在的时间差,可以通过将提存款提存至公证处,在章程及工商登记变更后,转让方才可以领取转让款,从而维护双方的利益。上市公司的股权转让协议,只有经过公证后,证券交易所才认为有效,并给予公告。
 
(三) 股东(大)会、董事会公证
 
股东(大)会、董事会的召开程序、表决规则、决议内容都必须符合《公司法》和公司章程的规定,否则,股东可以请求人民法院撤销。通过办理公司股东(大)会或者董事会会议和决议公证,由公证机构按照事先设定的程序,严格依照法律和公司章程的规定进行现场监督,确保会议程序和内容的真实、合法、有效。
 
(四)股东继承事项公证
 
公司的股东死亡,其财产权和股东身份要由其法定继承人或遗嘱继承人继承。如何确定由谁继承,除人民法院外,只有公证机构才有法定的职权。当继承人之间对遗产继承有争议,并且无法达成一致,由人民法院依法裁决;但是,当继承人之间对遗产处理无不同意见,人民法院则无法受理,只能通过公证机构予以解决。并且公证机构的效率是法院审判所不可比拟的。
 
二、公证在公司经营运行方面的应用
 
公司经营的目的在于赢利。然而,市场中充满风险,公司经营运行也必然存在风险。作为预防性法律制度的公证活动,可以把公司经营对外交易的行为、事实和相关法律文件通过公证加以固定,使之成为具有较高证明效力的证据,这些证据能够在风险、争议发生时发挥重要作用。可以说,公证不仅能够成为公司预防纠纷、化解风险的手段,同时也是人民法院审判活动中可以信赖的证据。公证活动在公司经营运行方面的应用主要涉及一般经营管理事项公证,知识产权事项公证,合同事项公证,提存公证,公司融资活动事项公证,以及涉外活动资料事项公证。
 
(一)一般经营管理事项公证
 
根据有关规定,公司在经营管理活动中,因销售、转让、变卖资产发生的财产损失,各项存货发生的正常损耗,以及固定资产达到或超过使用年限而正常报废清理发生的财产损失,可以向税务机关申报企业财产损失所得税扣除,但应提供证明资产损失确属已发生的合法证明,包括其有法律效力的外部证据。通过对损失资产的清点公证取得损失资产的实际数量证据;通过对损失资产的销毁现场监督公证,取得有效的销毁证明;通过办理公司法定代表人、公司财务负责人对特定事项真实性承担税收法律责任的声明公证,都能达到证据的效果。即使在公司结业清算过程中,也可以采用公证方式。如公司财产的清点,公司安置职工的协议,公司档案资料的封存,保全相关证据,公司决议的形成,并可按法律和公司章程的规定监督清算过程,从而确保公司清算在法律层面上活动。
 
(二)知识产权事项公证
 
任何公司都拥有一定的知识产权,如商标、专利等。公证在保护公司知识产权方面具有不可替代的作用。通过对知识产权转让协议、实施许可协议的公证,能加强知识产权权属的归属性,保障合约各方的利益。公司的商标、专利、名称等知识产权受到不法侵害时,可以请求公证处依法保全相关证据。保全证据是公证法规定的公证业务,具有证据效力。
 
(三)合同事项公证
 
公司对外经营,需要签订合同,但是法定代表人无法亲自到场,公司有关证照也不可能每次都能提供原件。公证处可以为其办理授权委托书公证和有关证件公证,方便对方确认公司主体资格,便于公司开展业务。
 
(四)提存公证
 
公司经营中存在大量的市场交易行为,有交易就必然有风险。尤其是当交易双方相互缺乏了解、信任度不高情况下交易,经营面临更大风险。如发了货不能按时收取货款,付了款又怕不能按时取得货物或货物存在质量问题。但市场瞬息万变,机会稍纵即逝。如何既把握机会,又保证交易安全呢?可以运用提存公证解决这一两难问题。根据《公证法》规定,提存是公证机构的法定业务,具有法定的效力。需方通过将货款提存在公证机构,可视为已履行了支付货款义务,在按时接收到供方的货物后,公证机构将提存的货款转交给供方,如果货物数量或质量方面存在问题,由于货款还在公证处监管之下,不存在任何风险。交易双方也可以约定提存货物,当供方把货物提存到公证机构,视为已履行了交付货物义务,当供方接收到货款后,公证处机构将提存的货物转交给需方。
 
(五)公司融资活动事项公证
 
公司作为活跃的市场主体,在经营运行中必然要解决融资问题。有限公司解决融资的问题,一般是向金融机构借款,或是通过民间借款方式融资。要融资普遍的要提供担保。公司是为自身还是为他人提供担保,依公司章程,须由公司相关机构作出决议。对于金融机构、借款人、担保人而言,运用公证手段证明合同的真实性、有效性,强化责任、加强合同的履约效果是一个明智的决定。通过公证借款人、贷款人、担保人身份是否有效,是否具备主体资格,资金来源、用途的合法性,确保借贷合同的合法成立。即使在履约中出现违约,也可以通过公证的强制执行效力化解纠纷,简化纠纷解决程序,加快债权的实现。
 
(六)涉外活动资料事项公证
 
公司要赴海外发展,需要向海外提供一些资料,但是,国外合作方对公司提供的相关材料的真实性、合法性无法把握,使双方合作无法进行。公司可以向公证机构申办有关材料的公证,提交给外方,使外方通过公证书了解有关情况,为双方合作打下基础。
 
另外,公司在经营活动中进行营销,回馈社会和消费者,可能会进行有奖销售,向社会捐赠,这时,需要办理开奖公证,捐赠书公证。公司对外采购、进行基本建设,公证机构可以为其办理招标公证。
 
三、结语
 
市场经济是法治经济。法治经济的重要方面之一是,公司的合法活动能够取得预期的法律效力,产生预期的经济效果。公司内部治理和外部经营事务林林总总,公证活动能够发挥不可替代的重要作用。通过公证的手段,公司股东和经营者可以更好地规范公司内部管理,促进对外经营,从而又好又快地实现公司的经营目标。

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